Projekt „in time and budget“ – geht das überhaupt?

Projektzeiten und -aufwände so korrekt schätzen, dass es auch hinterher einmal passt – ist das überhaupt möglich? Ja, es ist nur eine Frage der Perspektive.

Man stelle sich folgende Situation vor: der PKW ist defekt, hat einen Elektronikfehler, der Kunde selbst hat keine Ahnung von der PKW-Technik, fährt in die Werkstatt und gibt ihn dort ab. Bei der Abgabe kommt die klare Vorgabe: „Sie haben 1.000€ Budget und in drei Tagen ist der Fehler beseitigt!“.

Lächerlich? So kann das nicht klappen? Einverstanden! Die Werkstatt wird den Auftrag nicht annehmen (können und wollen).

Aber warum werden Projekte häufig so geplant?

Normal wäre es doch, der Werkstatt Zeit für eine Analyse zu lassen und dann eine erste Schätzung über die Kosten und die Fertigstellung anhand des zu leistenden Aufwands zu bekommen. Auf Basis dieser Schätzung wird die Reparatur beauftragt. Jedem ist klar, dass während der Reparatur eventuell die Schätzung angepasst werden muss, falls Unvorhergesehenes passieren wird. Erst am Ende kann genau gesagt werden, welcher Aufwand entstanden ist.

Mit dieser – eigentlich für jeden selbstverständlichen – Grundeinstellung kann die Beziehung zwischen dem Kunden und der Werkstatt funktionieren.

Was heißt das für Projekte?

Und nur so kann auch die Umsetzung eines Projektes erfolgen. Eine der Grundannahmen für die Definition eines Projektes ist die Einmaligkeit der Aufgabe. Somit kann die Umsetzung nur auf Schätzungen basieren. Um eine valide Schätzung vorzunehmen, wird Zeit benötigt. Und während der Projektumsetzung können sich immer wieder unvorhersehbare Situationen entstehen.

Das Projekt ist also eine regelmäßige Abfolge aus Schätzung und Kommunikation mit dem Auftraggeber. Und der Auftraggeber muss verstehen, dass erst am Ende des Projektes der tatsächliche Aufwand und der Fertigstellungstermin feststehen können. Genau, wie bei dem Werkstattbeispiel.

Ja, dort gibt es auch Festpreise. Aber nur bei klar definierten Aufgabenpaketen, die standardisiert sind. Das nennt man dann aber nicht „Projekt“, sondern „Linienaufgabe“.